EL PROCESO DE UNA EXPEDICIÓN

Los objetivos

Los objetivos deben ser precisos, alcanzables, relevantes, medibles y acotados en el tiempo y en el contexto.

La claridad de las metas y objetivos es clave en un proceso de gestión y el cumplimiento de dichas metas serán la energía esencial para consolidar nuestro desarrollo personal y proyectarnos como personas con iniciativa, confiables, ejecutivas y capaces de tomar decisiones que nos permitan alcanzar metas de corto, mediano y largo plazo .

La planificación

  1. Debe hacerse, o el proyecto puede fracasar, los objetivos nos se van a cumplir, los costos aumentan exponencialmente, se incrementa la probabilidad de incidentes o accidentes y eventualmente alguien puede morir.
  2. El plan debe compartirse con el equipo. En el caso de proyectos solitarios el proceso también debe compartirse con personas que puedan ampliar la visión analítica del proyecto y así mejorar y optimizar el proceso
  3. La Planificación debe realizarse con una estructura ordenadora que incorpore al menos cuatro partes, las que pueden desarrollarse secuencial o simultáneamente ya que varios aspectos del proceso se interrelacionan entre ellos.

 

3a. Preparación

3b. Programación

3c. Gestión del Riesgo

3d. Evaluación

 

Es fundamental que cada parte se construya para contribuir al cumplimiento de los objetivos.

3a. LA PREPARACIÓN

 Preparación Física

Es un parte de baja complejidad de la preparación,  pero muy importante.  Debo hacer preguntas claves como,  estamos sanos?, tenemos un desarrollo físico y un peso adecuado para el proyecto? estamos aptos y entrenados para ejecutar el desafío que tenemos y cumplir los objetivos?,  manejamos las técnicas necesarias para realizar la actividad o expedición? y cuáles son las estrategias para avanzar y mejorar las condiciones anteriores y optimizar nuestra condición física antes de la expedición.

 Preparación Psicológica

El aspecto psicológico es más complejo que el anterior. Actualmente las organizaciones y equipos están expuestos a altas exigencias de desempeño, rendimiento y resultados. Para esto necesitan un alto grado de coordinación de modo que los procesos productivos cumplan con los objetivos y mejoren continuamente.

 En este contexto es muy relevante el mejoramiento de las habilidades comunicacionales y de las relaciones internas, para el éxito en la coordinación  de los equipos y en el cumplimiento de los objetivos de un proyecto u organización.

 Tenemos la necesidad de transformar una cultura comunicacional con falta de eficiencia y asertividad, que tiende al juicio y la descalificación, hacia un modelo de conversación de cooperación, honesta y empática.

 Resulta también necesario promover el desarrollo comunicacional en personas y equipos, desarrollar la capacidad de auto-observación, reflexión, expresión, escucha y diálogo, logrando un mejoramiento en la resolución de conflictos, en el clima interno y en la gestión organizacional.

 Si consideramos la ventana de YOHARI, cuyo esquema nos evidencia que nuestra mente y nuestras personalidad tiene diversas realidades depende del punto de vista que tengas.

La «Ventana de Johari» ilustra el proceso de «dar y recibir feedback».  (Joseph Luft y Harry Ingham)

Además trata de explicar cómo deben procurar tolerarse mutuamente las distintas áreas de nuestra personalidad, con el fin de mejorar las relaciones interpersonales, a través del conocimiento de uno mismo y de los demás.

La idea es ampliar el «área libre», la cual, a medida que va creciendo gracias a una mayor comunicación, hace que se reduzcan las tres restantes áreas, de forma que se reduzca al mínimo el «área desconocida», tanto de los demás como de nosotros mismos. Es importante recalcar que la reducción de la ventanas ciega y oculta, a través del feedback grupal o del que el individuo le da al grupo, éstas se reducen de manera excluyente una de la otra, pero ambas reducciones disminuyen el área desconocida del individuo. En el fondo la interacción del grupo en una expedición o en una organización siempre genera feedback multidireccional y normalmente reduce aquellos espacios más desconocidos de la personalidad de cada uno.

Es preciso, pues, poseer capacidad de dar y recibir «feedback»; y para que éste sea eficaz, es necesario que sea aplicable, imparcial, oportuno, preferentemente solicitado, objetivo, directo, específico y con bases comprobable.

 

 Preparación del equipamiento

El equipamiento de una expedición es fundamental.  Este debe ser inteligente y pertinente, ajustado a las necesidades del grupo y a las características de cada expedición y sus objetivos, de costos eficientes y rendimientos efectivos. Habrá que privilegiar la calidad sobre la cantidad, las necesidades específicas por sobre los excesos innecesarios y los factores de seguridad que requiera el proyecto. Definiendo la información anterior podremos también determinar como equilibrar el uso de equipos existentes, adquisición de equipos más modernos y mejores tecnologías o arriendo de equipos en los destinos.

Una consejo útil es clasificar el equipo por categorías y construir un “Check List” que permita revisar el equipo antes del viaje y al regreso. También permite pesar cada pieza de equipo, evaluar la real necesidad de llevarlo y además asociarlos entre ellos para optimizar la carga de bolsos, mochilas y alforjas.

Una opción, dentro de muchas posibles, es clasificar  el equipo en

 

1) Campamento

2) Ropa

3) Accesorios y equipo asociados a la bicicleta u otras disciplinas utilizadas

4) Artículos de higiene y seguridad

5) Documentos y equipos personales.

 

Es importante considerar todo en el peso,  incluyendo la ropa de viaje al destino, bicicleta, alforjas, etc. El peso final, incluido el peso de la persona, es importante para no sobrecargar la estructura de la bicicleta.

 

Preparación de la alimentación

La alimentación debe diseñarse y prepararse de acuerdo a las exigencias energéticas de los esfuerzos requeridos por la expedición, el tiempo de duración, los alimentos locales disponibles, envases y pesos de los productos, dietas especiales por opciones de alimentación personal, enfermedades, alergias, religiones u otras.  Es importante proyectar una relación equilibrada entre el consumo energético diario durante la expedición y los aportes energéticos de los macronutrientes (grasas, carbohidratos y proteínas) en los alimentos disponibles.

Será fundamental entonces establecer, de acuerdo a itinerario, los menús adecuados, determinar los volúmenes de alimentos requeridos, puntos de abastecimiento, lugares o maneras para dejar los deshechos orgánicos y no orgánicos, abastecimiento de agua dulce potable o potabilizable.  Esto último es clave para evitar riesgos de deshidratación e intoxicación.

  1. LA PROGRAMACIÓN

 Ruta e Itinerario

Las rutas deben ser simples, accesibles, realizables, seguras y hermosas.  Con la sólo excepción de aquellas expediciones de orientación profesional o militares, como la exploración de territorios aptos para industria minera, telecomunicaciones u otras, las expediciones deben ser seguras y deben evitar peligros que eleven las situaciones de riesgo durante el recorrido.   

 Viajes de conexión

Se definen como viajes de conexión todos aquellos viajes y traslados en avión, tren, barco, buses o vehículos especiales que nos instalen en el punto de partida de la expedición y nos saquen del punto de llegada para retornar a casa.

 Aunque puede considerarse como algo marginal y mucho menos entretenido de programar, la realidad es que es una tarea titánica para coordinar y muchas veces monopoliza una parte importante del financiamiento de una expedición.

 Un buen consejo es asignar al menos a una persona para establecer un control centralizado y coordinado de los viajes, que maneje el itinerario y que actúe como contacto entre agencias, prestadores de servicios y los expedicionarios.

 Una mala gestión podría producir descoordinaciones graves que pueden afectar los resultados de la expedición y problemas entre los expedicionarios.

 

Hitos críticos

Se definen como aquellas instancias y fechas claves que deben fijarse de común acuerdo en el grupo.  Los hitos críticos son aquellos que al moverse producen problemas mayores durante la ejecución de la expedición.

 Ejemplo de hitos críticos en el itinerario son:

  • fecha de la partida, fecha de retorno y fechas y horarios de conexiones intermedias

Fallar en el cumplimiento de estos hitos puede significar costos muy relevantes o incluso no poder realizar la expedición.

  • cumplimiento de aquellas metas claves del itinerario que impactan directamente en el cumplimiento de los objetivos de la expedición.
  • Presentación en días y horarios programados con autoridades y/o representantes locales.
  • Chequeos médicos, vacunas o exámenes requeridos por los gobiernos locales.
  • Otros hitos críticos que a juicio de los expedicionarios sean claves para el éxito del proyecto.

 

3c. LA GESTIÓN DEL RIESGO

 Sin plan de seguridad no debería organizarse una expedición.  En Code Remoto promovemos la gestión del riesgo en la expedición y así establecer los filtros adecuados para la ejecución de cada actividad. Para optimizar la gestión, Joe Vidal junto a profesionales del rubro,  ha desarrollado SEREX: Sistema de evaluación del Riesgo en Expediciones.

 Para muchos la carrera se desarrolla en un ambiente de riesgo, pero qué se entiende por riesgo asociado a los estudiantes y las actividades que desarrollan mientras cursan la carrera de Ingeniería en Expediciones y Ecoturismo?

El riesgo, en este escenario y probablemente en el de todas las carreras de la Universidad, es la probabilidad de que una amenaza durante un actividad de terreno, que involucra a un grupo de estudiantes y que presenta una determinada condición de vulnerabilidad, se convierta en un incidente, un accidente o en un desastre.

Dicho de otra manera, la vulnerabilidad o las amenazas, por separado, no representan un peligro. Cuando estas se juntan, se convierten en un riesgo, o sea, en la probabilidad de que ocurra algo inesperado, no deseado y que dependiendo de su intensidad puede afectar a las personas, al grupo y como consecuencia al desempeño esperado del grupo.

Sin embargo los riesgos podemos gestionarlos, manejarlos y reducirlos. Si somos cuidadosos en nuestra relación con el ambiente y estamos conscientes de nuestras debilidades y vulnerabilidades frente a las amenazas existentes, podemos tomar medidas simultáneamente para la prevención y mitigación de las situaciones de peligro.

La PREVENCIÓN es la aplicación de medidas para evitar que una amenaza se convierta en un desastre (ámbito externo) mientras que la MITIGACIÓN ES la aplicación de medidas para reducir la vulnerabilidad frente a ciertas amenazas (ámbito interno). Para prevenir y mitigar debemos:

  1. Conocer cuales son las amenazas y riesgos, de acuerdo a la escala de riesgo, a los que estamos expuestos en una determinada salida a terreno
  2. Identificar la vulnerabilidad del grupo, aquellos aspectos grupales o individuales que aumentan el riesgo durante el terreno.
  3. Planificar la manera de reducir esas amenazas y riesgos o evitar que nos hagan daño (acciones de prevención). NO podemos cambiar la geografía, pero si la ruta.
  4. Realizar lo que planeamos para reducir nuestra vulnerabilidad. No es suficiente hablar sobre el asunto, hay que tomar acciones (acciones mitigación). Podemos seleccionar equipamiento adecuado, elaborar programas de entrenamiento, capacitación, etc.

La exposición al riesgo deriva en incidentes y la acumulación de incidentes deriva en una mayor probabilidad de incidentes de mayor gravedad. La Ley de Herbert William Heinrich (*), establece que por cada accidente que produce una lesión grave o mortal, se producen 29 accidentes que dan lugar a lesiones leves y 300 accidentes leves sin daños personales severos. Con el tiempo se ha complementado la pirámide de Heinrich (fig.1), estableciendo que para que se cumpla lo anterior considera 3000 incidentes sin lesión y 30000 exposiciones al riesgo o conductas riesgosas.

(*) Herbert William Heinrich (1886-1962) fue uno de los pioneros de la seguridad supuestamente científica en los Estados Unidos y uno de los más influyentes expertos del tema hasta los tiempos actuales.

El método 3x3 de Munter (**), fue diseñado para gestionar el riesgo de avalancha al aproximarse a la pendiente. El objetivo del método es tomar decisiones rápidamente cuando se enfrentan situaciones de riesgo en las distintas etapas durante la aproximación a instancias de mayor riesgo. Según Munter su método no puede eliminar el riesgo, pero mediante la aplicación de factores de reducción podía reducir el riesgo residual a un 1%, lo que en la práctica bajaba el número de víctimas de avalanchas del pasado a la mitad.

Dada las condiciones extremas e inestables de los mantos nivosos en pendiente y orientaciones diversas, el sistema tiene márgenes de seguridad muy importantes, por lo que utilizarlo en ambientes más seguros y estables genera amplios márgenes de seguridad y control del riesgo.

En Europa el filtro de Munter y su método de reducción elemental ha sensibilizado asociaciones de guías de montaña y clubes alpinos por igual y está oficialmente reconocido y recomendado por la UIAGM (Unión Internacional de Asociaciones de Guías de Montaña) y la UIAA (Unión Internacional de Asociaciones Alpinas). También se ha experimentado el método en algunos sitios de los andes, como Mendoza y Patagonia Norte, con buenos resultados.

(**) Werner Munter es una guía profesional de montaña, nacido en suiza el año 1941, y que modificó el paradigma para la evaluación práctica del riesgo de avalanchas e inventó el Munter HItch o Nudo Dinámico.

En Chile el método es parte de los programas de montañismo de la E.N.A.M. (Escuela Nacional de Montaña) y lo llaman 3x3.

En CODE REMOTO hemos adaptado el sistema para la gestión y reducción del riesgo en ambientes agrestes en general, ya no sólo para las actividades de montaña sino que también para actividades acuáticos, de turismo aventura y salidas a terreno en general.

Para esto hemos creado una tabla de filtros y variables que incorpora las disciplinas del montañismo y la navegación y actividades específicas como el trekking, ciclismo de montaña, kayakismo, velerismo, buceo, cabalgatas, esquí, pesca deportiva, escalada y otros.

La probabilidad de incidentes en una salida a terreno es posible cuando se combinan tres variables:

 

  1. Ambientales y Meteorológicas
  2. Geográficas y Relieve del Terreno (calidad y tipo de la superficie, pendientes, nieve, hielo, corrientes, etc)
  3. Del Grupo (formación, experiencia, edad, condición física, estado de salud, enfermedades, habilidades especiales, certificaciones)

 

La continua evaluación de estos tres factores debe hacerse en tres instancias diferentes que denominaremos “filtros” (1, 2, y 3) que corresponden a los distintos niveles de sucesión espacial y temporal.

 Los filtros se definen como los niveles de evaluación, en relación a los niveles de proximidad del terreno. Nuestro sistema de gestión del riesgo 3x3 se refiere entonces,  a la observación de los tres factores (condiciones ambientales y meteorológicas, terreno, y el grupo) filtrados a nivel “regional”, “local” y “zonal”.

 La siguiente matriz relaciona las variables y los filtros

En cada nivel de análisis, debemos responder la pregunta

 «frente a estas diferentes variables y/o cambios en la condiciones meteorológicas, del terreno o del grupo puedo seguir o es posible modificar el plan y luego seguir o DEBO REGRESAR?

 Si uno responde de manera positiva, nos movemos al siguiente nivel. Esto se corresponde con el proceso convencional de gestión del riesgo en montaña: detectar el riesgo / analizar / minimizar.

 Estos niveles son como muchos filtros que van de una visión general a una visión mas puntual o más fina, como redes de malla que se estrechan cada vez más. En cada etapa, el margen de error disminuye y la dificultad consiste en responder correctamente en el análisis de cada nivel. La tercera fase es la más exigente y delicada. 

 Margen de Error y Riesgo Residual

Aplicamos la misma formulación para el cálculo del riesgo residual que utiliza Munter en la que afirma que después del 1er filtro el riesgo residual es del 40% (es decir se puede gestiona el 60%).  en el 2do filtro el riesgo residual cae al 25%  y al 10% en el 3er filtro.

Aplicada literalmente, al aplicar la fórmula (0,4 x 0,25 x 0,1 = 0,01) se tiende a probar que el margen final de error o riesgo residual sería del 1%. (fig. 3)

El riesgo residual se define como la relación entre el riesgo potencial y el factor de reducción total. Este nivel de riesgo residual surge haciendo una división matemática entre el peligro potencial, y el producto de los factores de reducción, es decir el riesgo residual representa el grado de equilibrio entre el peligro potencial y las intervenciones de prevención y mitigación que representa el producto de los factores de reducción. El objetivo es que el riesgo residual sea menor o igual a uno.

Si el riesgo residual es mayor que 1, es recomendable quedarse en casa, o buscar otro terreno.

  • Menor que uno, es probable que sea aceptable aventurarse.
  • Igual a uno? Deben tenerse en cuenta más factores, tal vez salir, pero es necesario un análisis más de 
cerca de las condiciones en el terreno.

El método establece una excepción para profesionales que están dispuestos a asumir un mayor riesgo y que cumplen algunas condiciones,. En estos casos excepcionales el riesgo residual podría fluctuar entre 1 y 2.
En esta fórmula el potencial de peligro esta representado numéricamente según el riesgo descrito. Los factores de reducción (FR) están asociados a la dificultad y conocimiento del terreno, a la estabilidad del clima y al tamaño, preparación y experiencia del grupo humano, lo que también es representado numéricamente .

Las definiciones de la escala de riesgo y de los factores de reducción provienen las tablas de CODE REMOTO, basadas en las propuestas de Munter y de la experiencia y acuerdos unánimes de una comisión de docentes o monitores experimentados.

NOTA: más información sobre las escalas de riesgo y la implementación de las tablas de reducción del riesgo según filtros y capacitaciones de SEREX se puede conseguir a través de asesorías directas en CODE REMOTO al contacto joe.vidal@coderemoto.com

3d. LA EVALUACIÓN

 La evaluación es lo menos apreciado en el proceso de planificación. Sin evaluación no hay aprendizaje ni mejoramiento y la probabilidad de cometer los mismos errores o perder la oportunidad de mejorar crecen de manera importante.

 La evaluación ser seria y quedar registrada. la memoria es frágil y normalmente el tiempo reduce nuestra percepción de los riesgo, minimiza los problemas y omite los detalles y causas que han originado los problemas.

 Para una adecuada evaluación sugerimos al menos tres pasos:

  1. Bitácora de registros (escritos y fotográficos) de situaciones criticas.
  2. Reunión de cierre al término de la expedición para registrar elementos positivos y negativos que expongan todos los integrantes.
  3. Acta dentro de los próximos 30 días con los aspectos más importantes de aprendizaje y mejoramiento de futuras expediciones.   

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